Automatiser une tâche répétitive : comment savoir si ça vaut le coup
Un calcul simple, fait avant de commencer, évite d'automatiser ce qui n'en valait pas la peine et révèle souvent la tâche qui mérite vraiment de l'être.
Aziz El HassouniConseil informatique et IA, Bastia
Automatiser a un coût : la mise en place, puis l'entretien quand un logiciel change. La décision se prend donc en comparant ce coût au temps que la tâche consomme vraiment, sur une année entière.
Le calcul
Si ce temps annuel dépasse nettement l'effort de mise en place, la tâche est une bonne candidate. S'il est proche, mieux vaut d'abord simplifier la tâche elle-même.
Ce que le calcul ne dit pas
- Les erreurs : une tâche courte mais source d'erreurs coûteuses, comme une ressaisie de montants, mérite parfois davantage d'être automatisée qu'une tâche longue et sans risque.
- La dépendance : une tâche que seule une personne sait faire devient un risque pendant ses congés.
- La stabilité : une tâche dont les règles changent tous les mois se prête mal à l'automatisation.
Les bonnes candidates
Les tâches qui déplacent une information d'un outil à un autre sans la transformer sont souvent les plus rentables à automatiser : récupérer une pièce jointe pour la classer, recopier une commande, envoyer un rappel à date fixe.