Relances de factures : ce qu'on peut automatiser sans froisser vos clients

Les retards de paiement pèsent sur la trésorerie des petites entreprises, et la relance est souvent repoussée parce qu'elle est désagréable. C'est pourtant une tâche répétitive, avec des étapes toujours les mêmes : une bonne candidate à l'automatisation.

Les règles à connaître entre professionnels

• Sauf délai spécifique à votre secteur, le délai de paiement est en principe de 30 jours à partir de la livraison ou de la prestation. Un délai différent peut être convenu, dans les limites fixées par la loi.
• Le délai de paiement doit figurer sur la facture et dans vos conditions générales de vente.
• En cas de retard, des pénalités peuvent s'appliquer sans rappel ni mise en demeure préalable.
• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement s'applique à chaque facture payée en retard. Elle doit être mentionnée dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.

Ce qui s'automatise bien

• Un rappel courtois quelques jours avant l'échéance, avec la facture jointe.
• Une première relance le lendemain de l'échéance, sur un ton neutre.
• Une seconde relance une à deux semaines plus tard, qui rappelle les conditions de paiement.
• L'arrêt automatique des relances dès que le paiement est enregistré.

Ce qui doit rester humain

Au-delà de la deuxième relance, un appel vaut mieux qu'un troisième email. Certains clients ont une raison légitime : une facture contestée, une erreur de livraison, une difficulté passagère. Prévoyez aussi une liste de clients à ne jamais relancer automatiquement, ceux avec qui la relation se gère au téléphone.

Le piège le plus fréquent est la relance envoyée à un client qui a déjà payé. Avant d'automatiser quoi que ce soit, assurez-vous que les paiements reçus sont rapprochés des factures rapidement, sinon l'automatisation fera plus de mal que de bien.