Facture rejetée ou refusée : quelle différence pour votre entreprise ?

Une facture transmise n'a pas forcément terminé son parcours. Les statuts permettent de comprendre où elle en est. Pour traiter une anomalie, commencez par lire le message précis plutôt que de renvoyer aussitôt le même document.

Rejetée : un contrôle de plateforme

La DGFiP distingue le rejet par la plateforme de l'émetteur ou du destinataire. Il peut notamment concerner un format non conforme ou une incohérence entre les montants hors taxe, la TVA et le total toutes taxes comprises.

Votre premier interlocuteur est alors le support de votre logiciel ou de votre plateforme, avec le motif retourné. Selon l'erreur, une vérification comptable peut aussi être nécessaire.

Refusée : une décision du destinataire

Le refus vient du destinataire de la facture, par exemple lorsqu'il constate une erreur ou estime ne pas être le bon destinataire. Il faut comprendre son motif avant de décider de la suite avec les personnes concernées.

Préparer les informations utiles

Je conseille de tenir une courte fiche de suivi pour chaque anomalie :

• La référence de la facture et la date de l'événement.
• Le statut exact et le motif affiché, sans les reformuler.
• La personne chargée de traiter le problème et l'interlocuteur contacté.
• L'action convenue, puis le résultat vérifié sur la plateforme.

Une capture anonymisée du message facilite l'échange avec le support. Évitez d'y joindre tout un dossier client lorsque la référence et le motif suffisent.

Déposée ne veut pas dire encaissée

Dans la fiche de la DGFiP, le dépôt correspond à l'acceptation par la plateforme de l'émetteur. Le statut d'encaissement porte les informations de paiement. Ne confondez donc pas l'avancement de la transmission avec le suivi du règlement.