Changer de logiciel : pourrez-vous récupérer vos données ?

Vous choisissez un logiciel pour ce qu'il permet de faire aujourd'hui. Posez aussi la question du départ : si vos besoins changent, que pourrez-vous emporter, et comment reprendre le travail ailleurs ?

La liste des clients ne suffit pas

Je vous conseille de partir d'un dossier complet : sa fiche, ses contacts, ses documents et son historique. Un export qui contient les noms mais oublie les pièces jointes peut laisser une partie du travail derrière vous.

• Quelles données et quels documents sont inclus dans l'export ?
• Les liens entre clients, devis, factures et pièces jointes sont-ils conservés ?
• Le format est-il documenté et accepté par le logiciel d'arrivée ?
• Qui réalise la reprise, dans quel délai et avec quel accompagnement ?

Le cadre existe, la reprise se prépare

La CNIL rappelle que le règlement européen sur les données, ou Data Act, encadre le changement de prestataire de services cloud et vise à réduire les obstacles à cette mobilité. Si l'export contient des données personnelles, les exigences du RGPD continuent de s'appliquer.

Ce cadre ne dispense pas de vérifier votre situation et le service concerné. Demandez que les modalités de sortie soient précisées par écrit, puis confrontez-les à un essai concret.

Faire un essai avant de résilier

Sur un environnement de test, faites reprendre un petit dossier représentatif. Vérifiez les dates, les accents, les montants et l'ouverture des documents. Notez ce qui manque et qui doit le corriger. Gardez l'accès à l'ancien outil pendant cette vérification, selon les conditions convenues.