Départ d'un collaborateur : la checklist informatique à ne pas oublier

Le départ d'un collaborateur se prépare côté administratif, rarement côté informatique. Résultat : des comptes restent actifs, des licences continuent d'être payées, et des documents ne se retrouvent plus. La CNIL recommande pourtant de supprimer les accès d'une personne dès qu'elle n'en a plus besoin, et au plus tard à la fin de son contrat.

Le jour du départ

• Désactiver les comptes : messagerie, logiciels métier, outils en ligne, accès à distance.
• Changer les mots de passe partagés que la personne connaissait : wifi, comptes communs, accès prestataires.
• Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés de sécurité.
• Mettre en place un message automatique sur sa messagerie indiquant le bon interlocuteur.

Dans la semaine

• Transférer les documents importants vers un espace partagé, avant de supprimer quoi que ce soit.
• Réattribuer ou résilier les licences : un abonnement au nom d'un ancien salarié se paie souvent pendant des mois.
• Prévenir les prestataires, la banque et les plateformes où la personne avait un accès à son nom.
• Retirer les droits temporaires accordés pour un remplacement ou un projet ponctuel.

Une fois par an

La CNIL recommande une revue des habilitations au minimum annuelle : qui a accès à quoi, et est-ce encore justifié ? C'est l'occasion de repérer les comptes qui ne servent plus et les droits trop larges, par exemple un accès administrateur donné « pour dépanner » et jamais retiré.