Cinq signes que vos outils ne se parlent pas
Ressaisies, fichiers en double, chiffres qui ne concordent jamais : les symptômes sont connus. Voici comment les reconnaître, et par où commencer pour y remédier sans changer tous vos logiciels.
Aziz El HassouniConseil informatique et IA, Bastia
Dans beaucoup d'entreprises, chaque logiciel fait bien son travail : la caisse encaisse, le logiciel de facturation facture, la comptabilité tient les comptes. Le problème se situe entre eux. L'information s'arrête à la frontière de chaque outil, et quelqu'un la fait passer à la main.
Les cinq signes
- La même information est saisie deux fois, dans deux logiciels différents.
- Un tableur sert de pont entre deux outils, et une seule personne sait le mettre à jour.
- Les chiffres du mois n'existent qu'après la clôture comptable, reconstitués à la main.
- Retrouver un document important dépend de la mémoire de quelqu'un.
- Répondre à une question du cabinet comptable demande de fouiller plusieurs boîtes mail.
Pris un par un, ces signes paraissent anodins. Ensemble, ils coûtent du temps chaque semaine, créent des erreurs de ressaisie et rendent l'entreprise dépendante de quelques personnes.
Par où commencer
Pas par un nouveau logiciel. Par une carte : qui produit quelle information, où elle s'arrête, qui la ressaisit, et à quelle fréquence. Une feuille suffit pour la dessiner.
Cette carte montre en général deux choses. D'abord, une grande partie des chiffres attendus par le dirigeant existe déjà, mais dans des outils qui ne se parlent pas. Ensuite, une ou deux connexions bien choisies suppriment l'essentiel des ressaisies, sans rien remplacer.